Produtividade é um assunto fundamental para qualquer empreendedor, ainda mais para aqueles que estão no início ou com equipe enxuta.
Caso você precise ser um “faz tudo” dentro do seu negócio ou apenas quer dar uma turbinada na sua produtividade, então preciso ser direto: FUJA DA LISTA DE TAREFAS.
Já atendi muitos empreendedores que mantinham as tarefas na cabeça e tomavam decisões reativas e aleatórias em relação ao que tinham que fazer durante o dia. Outros até faziam aquela interminável lista de tarefas para “ir riscando” quando cumprisse alguma delas. Em ambos os casos, eram pessoas sobrecarregadas, estressadas, atrasadas, desorganizadas, procrastinadora e improdutivas.
Entenda um princípio importante: empreendedor não deve ser um fazedor de tarefas! Os que são, normalmente possuem as seguintes características:
- São mais reativos do que proativos
- Vivem correndo atrás de prazos apertados
- Têm uma rotina mais parecida com a de um bombeiro do que a de empreendedor
- Sentem que não tem tempo para nada
- São muito operacionais e pouco estratégicos
- Não sabem dizer não (ou se sentem mal por dizer)
- Não possuem equilíbrio entre vida pessoal e profissional
O problema da lista de tarefas
Um dos pilares fundamentais para atingir um alto nível de produtividade é ter CLAREZA e neste quesito a lista de tarefas passa longe.
Normalmente as pessoas anotam em um papel as tarefas que surgem na cabeça, sem um processo definido, ordem, prioridade ou funcionalidade. Ou seja, você não sabe por onde começar, quanto tempo precisa para cada ação e, principalmente, não tem clareza se era de fato aquilo que você deveria fazer.
Uma situação muito comum de lista de tarefas é que elas atraem cada vez mais tarefas, parecendo um fenômeno viral que a cada ação que você pensa que “tem que fazer…” aparece mais outras como se estivessem se multiplicando.
Anotar tudo que passa pela cabeça pode ser uma prática muito saudável e muitas vezes recomendável para empreendedores, pois isso descarrega informações do cérebro para que você crie “espaço mental” para focar no que está fazendo agora. Eu chamo essa lista de Registro Mental, onde as tarefas, demandas e até ideias que surgem no seu pensamento devem ser registradas.
Porém, anotar tudo que passa na sua cabeça e transformar esse compilado instantaneamente na sua lista de tarefas pode ser extremamente improdutivo. Afinal de contas, quando se trata de produtividade o mais importante é gerar o máximo de resultado possível com o mínimo de esforço necessário, traduzindo: fazer menos coisas.
Ao invés de usar uma listona de demandas, precisamos planejar nosso dia baseado em 4 categorias de ações que vão nos ajudar a dar conta de tudo que precisamos no nosso negócio.
As únicas 4 ações que você deve fazer todos os dias
Você quer que seu negócio avance em resultados sem você trabalhar como um condenado, certo? Então você precisa ser efetivo. Ou seja, tudo o que você fizer durante seu dia precisa ter um impacto positivo e significativo nos seus resultados, pois caso contrário você vai se sentir patinando com seu negócio.
Existem 4 tipos de ações que você precisa fazer para se sentir no controle e progredindo: projetos, rotinas, networking e pendências.
- PROJETOS
Projetos são um conjunto de ações que nos ajudam a atingir algum objetivo do negócio. Normalmente os projetos têm começo, meio e fim e precisam gerar algum tipo de resultado específico.
Exemplo
Objetivo: Aumentar 50% do faturamento até o final do ano
Resultado específico: Aumentar a taxa de conversão de vendas em 30%
Projeto 1: Criar circuito de treinamentos para ampliar a capacitação da equipe para aumentar a taxa de conversão
Projeto 2: Desenvolver um funil online para captação de novos leads
Observe que dentro de cada projeto existem diversas ações e tarefas que precisam ser realizadas para atingir o resultado esperado. Por isso, defina seus objetivos e planeje antecipadamente os projetos que vão te ajudar a chegar lá.
- ROTINAS
Rotinas são todas as atividades que você precisa realizar com consistência e disciplina. Normalmente determinadas por algum tipo de frequência ou situação.
Frequência: toda Segunda-feira, diariamente, todo dia 15, todas as manhãs etc
Situação: toda vez que acontecer X, faça Y.
Nada mais são do que os processos que cada área/departamento da empresa possui para que o negócio funcione.
Muitas destas rotinas (processos) serão executadas pela equipe e outras por você.
Exemplo
Área: Comercial
Rotina (processo): executar ligação de prospecção toda segunda, quarta e sexta pela manhã e início da tarde.
Área: Gestão
Rotina (processo): realizar reunião de alinhamento com a equipe toda Sexta-feira baseada nos indicadores da semana.
- NETWORKING
O networking define as tarefas que precisamos fazer de comunicação com alguém, seja pessoalmente, por telefone, mensagem ou reuniões e compromissos.
Tarefas de networking são aquelas que você precisar falar, cobrar, incentivar, delegar, solicitar resposta, responder, enviar email, debater com alguém.
Essa classificação é separada das demais, pois é extremamente importante que você faça isso estrategicamente. Se comunicar com alguém pode roubar seu tempo e ocupar excessivamente sua semana, se feito aleatoriamente.
- PENDÊNCIAS
Aqui estão todas aquelas tarefas que você precisa fazer, mas não se tratam de rotinas, não geram resultados e não tem fazem progredir, podendo ser uma urgência ou não.
São tarefas como:
- Comprar papel para impressora da empresa
- Falar com o porteiro sobre a visita técnica da internet
- Enviar nova senha do Canva para equipe de marketing
- Enviar o monitor do computador da recepção para manutenção
- Trocar o óleo do carro da empresa essa semana
Perceba que são tarefas que ocupam tempo, precisam ser realizadas, mas depois de cumpridas você estão no mesmo patamar de resultado e muitas vezes, se você passa o dia em cima das pendências, você terá a impressão que nada de importante foi realizado no seu dia, mesmo fazendo muitas coisas.
4 perguntas para dar conta de tudo
Sabendo dos tipos de tarefas, sua responsabilidade é planejar todos os dias o que precisa ser feito com ajuda das seguintes perguntas:
1. Em quais projetos eu preciso avançar hoje? Quais são as ações prioritárias para hoje?
2. Quais são as rotinas (processos) que preciso realizar hoje?
3. Quais são as pessoas com quem eu preciso falar hoje?
4. Quais são as pendências que preciso eliminar até o fim do dia?
(Extra) Quais são os compromissos que tenho hoje e quanto tempo tenho para resolver as outras tarefas?
Depois de respondido, agende o momento do dia que irá realizar todas essas ações.
Agora é hora de jogar aquela lista de tarefas mal planejada fora e começar a usar essas simples, porém poderosas perguntas para finalizar seus dias sempre com a sensação de missão cumprida.
Grande abraço e #boradesbloquear
Sobre o/a autor/a
