Muito se fala de processos administrativos. Muitos dos meus clientes me contratam para desenhar processos administrativos.
Mas para que servem os processos?
Lá em 1916, Henri Fayol fundador da teoria clássica da administração, afirmava que as ações que compõem o ciclo do processo administrativo são: planejamento, organização, direção e controle (PODC).
Hoje está cada vez mais claro para o empresário que processos bem definidos, auxiliam em muito o crescimento de seus negócios.
Vamos a um exemplo prático sobre a importância dos processos.
Quem já assistiu ao filme Erin Brockovich – Uma Mulher de Talento, com a Julia Roberts?
Esse é um filme do ano 2000 que nos traz a história de uma mulher mãe de três filhos que aceita trabalhar como assistente em um pequeno escritório de advocacia.
Uma das ações que estavam sendo tocadas pelo escritório era referente a contaminação da água de uma cidade próxima e que estava por consequência estava espalhando doenças entre seus habitantes.
Na ânsia de ajudar ela decide pesquisar mais sobre o assunto e vai até a cidade envolvida, lá ela fica por mais de uma semana. Quando ela volta com todas as informações, pronta para ajudar a ganhar tal ação seu chefe diz a ela que ela está despedida por abandono do trabalho.
Isso é justo? A personagem demonstra interesse, proatividade, força de vontade para ajudar o escritório de advocacia e mesmo assim é desligada? Isso está certo?
Todas as empresas devem ter claras a suas regras, desde sua missão, visão, valores, até suas políticas e seus processos.
Vamos analisar.
Ao se envolver no assunto de corpo e alma a protagonista resolveu ajudar da melhor forma possível, porém esqueceu de um detalhe muito importante, ela não avisou ao gestor e nem a ninguém que iria se ausentar.
Isso está errado. Uma vez que você é funcionário de uma empresa, é importantíssimo que comunique corretamente a seu gestor ou empregador o que se pretende fazer, principalmente quando isso representa ausência no seu posto de trabalho.
Cabe ao departamento de Recursos Humanos (RH) prezar pelos processos de contratação, demissão, controle de horas, folha de pagamento, férias, dentre outros e cabe também ao RH garantir que o contrato de trabalho assinado, que prevê “cumprir a jornada de trabalho combinada“ seja corretamente cumprida.
São regras. Regras, são regras.
Todas as empresas devem ter claras a suas regras, desde sua missão, visão, valores, até suas políticas e seus processos.
Além de garantirem controle, planejamento, organização e direção, também tem como objetivo encontrar as melhores formas de aproveitar seus recursos humanos, materiais, financeiros e tecnológicos de forma a atingir um crescimento adequado, com receitas adequadas.
Os processos precisam sempre ser documentados e compartilhados com todos na empresa, de forma que estejam sempre a disposição de seus colaboradores.
Como fazer para implementar processos? Seguem algumas dicas:
- Descreva seus processos. Ao descrevê-los já tente apontar possíveis melhorias como redução de tempo, redução de custo;
- Planeje o que precisa ser feito para que os processos sejam cumpridos. Cada empresa tem seus objetivos, mesmo que sejam empresas de mesmo ramo de atividade, uma será totalmente diferente da outra, por isso esse planejamento é sempre individual;
- Preocupe-se em como irá analisar os resultados. Defina como os resultados serão medidos, basicamente é comparar como era e como ficou, em quanto essas novas práticas contribuem para o crescimento da empresa;
- Acompanhe os indicadores, para que suas estratégias sejam sempre adequadas às novas etapas do negócio.
Espero ter ajudado!
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