Uma das ferramentas para organizar sua empresa se chama POP. Você já ouviu falar sobre POPs?
POP significa Procedimento Operacional Padrão, que, como o próprio nome sugere, é escrever as operações de forma detalhada, com tudo o que é necessário para realizar uma tarefa, ou seja, deixar claro como realizar uma atividade.
Como assim? Mas para que serve ter um procedimento?
Ter um procedimento serve para fazer do jeito certo, ganhar tempo na execução da tarefa, evitar erros, desvios e desperdício.
Como posso fazer isso?
Por exemplo: se você tem uma marcenaria e é especialista em fazer mesas para churrasco, como escrever um procedimento?
Primeiro: comece descrevendo os tipos de madeiras que você pode utilizar, a diferença entre elas, descreva como escolher a madeira, como tratá-la, qual o sentido do corte que deve ser feito, como fazer os acabamentos e quantas demãos de verniz essa madeira pode receber.
Segundo: descreva como pode ser feita a mesa, suas dimensões como tamanho do tampo e dos assentos, como colocar as ferragens e como garantir que ela ficará firme e forte.
Terceiro: certifique-se de descrever a forma de compra, fornecedores, negociações, tempo de entrega da madeira e como armazenar.
Quarto: pode descrever como é seu processo de entrega. Descreva como embalar, como transportar e como descarregar.
Quinto: por que não descrever como atender seu cliente? Descreva como você faz a venda, como é a negociação e como é a entrega e o pós venda. (Caso nunca tenha pensado nisso, esse pode ser o momento).
Podemos ficar aqui descrevendo diversos POPs! Tudo pode ter um procedimento padrão.
Perceba que ao descrever esses itens o empresário poderá ter mais funcionários que executarão as tarefas de forma organizada e com qualidade e isso irá garantir ao empresário que ele poderá se dedicar mais ao planejamento de crescimento de sua empresa, pois sua produção estará organizada.
Escrever um POP não é tarefa fácil, faça com calma, escreva todas as etapas numa sequência lógica, para que sirva como um passo a passo.
Dê detalhes ao que é importante, às etapas críticas e coloque processos de checagem para garantir que tudo foi feito corretamente.
Faça um documento de forma organizada, o Google tem alguns formulários que podem te ajudar.
Escreva de forma simples, objetiva, em algumas atividades recomenda-se o uso de fluxogramas, principalmente naquelas tarefas que têm algumas etapas de decisão. Muitas vezes um desenho funciona melhor que um texto, mesmo que em tópicos.
Inspire-se em outros POPs, a internet pode te trazer alguns exemplos, mas lembre-se que cada negócio tem suas particularidades, então observe, respeite e descreva como são os processos na sua empresa.
Um POP pode ser escrito para a confecção de uma mesa como eu citei acima, mas também em procedimentos do administrativo, como, por exemplo, controlar o estoque. Neste caso, descreva como organizar, contar, dar baixas no estoque, como e quando comprar, como cotar, como conferir…
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